Beleidsproject inrichten

Je kunt het ontwerpen (en/of uitvoeren) van beleid zien als een project. Hoe je dat project organiseert, is mede afhankelijk van de zwaarte, de grootte, de duur en de complexiteit van het desbetreffende traject. Of je andere (ondersteunende) partijen of afdelingen nodig hebt, is daar ook van afhankelijk.

Het projectteam

Grofweg kan het projectteam er zo uit zien:

FRY0285 modellen organisatie projectteam

1. Gedelegeerd opdrachtgever

2. Projectleider

Bij voorkeur een collega die niet beleidsinhoudelijk betrokken is, maar uitgezocht op projectvaardigheden. Bijvoorbeeld afkomstig uit een flexpool.

3. Projectteam

  • Eén of meerdere inhoudelijk deskundige beleidsmedewerkers
  • Beleidsmedewerker van ander beleidsterrein
  • Eindredacteur (kan ook van de afdeling communicatie komen)
  • Beleidsformuleringspecialist (bv. van een afdeling Informatievoorziening/ onderzoek)
  • Vertegenwoordiger(s) van relevante uitvoering

Optioneel:

  • Lid van het team Beleidvandezetijd
  • Processpecialist (van bijvoorbeeld een afdeling SOBD of Informatievoorziening)
  • Iemand van een andere overheid
  • Bij gezamenlijk beleid: fifty-fifty de ene helft provincie, de andere helft andere gemeente/waterschap)

4. Ondersteuning & borging:

  • Beleidsonderzoek (advies beleidseffectmeting en processturing)
  • Advies over financiën, planning & control
  • Communicatie (advies over communicatie rondom beleidstraject)
  • SOBD/juristen (advies over haalbaarheid doelstellingen in relatie tot beleidsinstrument)
  • Flexpool (bv voor projectleider)
  • P&O (adviseren over samenstelling van het projectteam qua kwaliteiten en karakters)

5. Klankbordgroep:

PO

Belangrijk platform om met enige regelmaat na te gaan: wat is precies de opdracht? Komt het plan van aanpak overeen met de wens van het college? Kan de gedeputeerde zich in de planning vinden?

  • Gedeputeerde
  • Afdelingshoofd
  • Bestuursassistent
  • Andere bestuurder andere overheid c.s.

Optioneel: advies/klankbordgroep

Bij een wat langer durend traject (zoals een nota voor 4 tot 6 jaar) is het verstandig om een adviesgroep en een klankbordgroep in te stellen. In de klankbordgroep zit ook de directeur. Bij een iets eenvoudiger proces kan alleen een adviesgroep voldoende zijn.

Adviesgroep

  • Lid adviesgroep Beleidvandezetijd
  • Vertegenwoordiger instelling
  • Subsidiemedewerker
  • Medewerker P&O
  • Jurist
  • Communicatiemedewerker

Klankbordgroep

  • Lid adviesgroep Beleidvandezetijd
  • Directeur beleid
  • Afdelingshoofd
  • Eén of twee statenleden
  • Lector Hogeschool of wetenschapper op beleidsterrein (zonder eigen belang)

Laat een ieder doen wat hij/zij goed kan en verwelkom dan de amateurs

Ga na welke eigenschappen van belang zijn voor het proces, en laat dan degene(n) die over die eigenschappen beschikt/-ken de klus doen. Laat het project bijvoorbeeld leiden door iemand die de kwaliteiten van een projectleider heeft.

Als op die manier alle taken aan de juiste mensen zijn toebedeeld, kunnen frisse amateurs worden ingeschakeld. Laat mensen vanuit Verkeer en Vervoer reflecteren op het cultuurbeleid, anarchistische vrijdenkers op projectaanpakken, etc.

Methoden:

  • Belbin
  • Tuckman

De samenstelling van het projectteam is nauw verbonden met de planning. Sommige betrokkenen heb je gedurende het hele proces nodig, anderen vlieg je op gezette tijden of op bepaalde momenten in. Bij het beschrijven van het projectteam zijn we uitgegaan van de ideale situatie: dat alle deskundigheden op het juiste moment beschikbaar zijn. Dit is in de praktijk niet altijd mogelijk.

Planning

Planning en inzet van mensen tijdens het beleidstraject

  • De leden van het projectteam moeten gedurende het hele traject beschikbaar zijn;
  • De klankbordgroep zet je in voorafgaand aan de oplevering van het Plan van Aanpak, besluitvormingsmomenten, inspraakmomenten, en het moment dat de startnotitie in GS en PS behandeld wordt
  • De adviesgroep is van belang als er onderwerpen aan de orde komen die betrekking hebben op de competenties van de leden van de adviesgroep. Wil je het bijvoorbeeld hebben over beleids- of subsidie-instrumenten, dan zul je de hulp willen inroepen van de subsidiemedewerker en/of de jurist. Je hebt niet per definitie altijd de hele adviesgroep als collectief nodig; leden kunnen ook op afroep beschikbaar zijn, zodat je op het gewenste moment gebruik kunt maken van hun expertise.
  • Een eerste contextanalyse, voorafgaand aan het maken van de startnotitie, zou je moeten willen delen met GS en PS. Dat kan onderwerpen voor diezelfde startnotitie opleveren;
  • PO: tijdens het PO bespreek je de opdrachtformulering, het plan van aanpak inclusief planning en communicatieplan, de startnotitie, inspraakmomenten, conceptnotitie, enz. Kortom: alles wat op enig moment ter besluitvorming wordt voorgelegd aan het College, is eerst in het PO geweest. Ook zaken waarover het College niet hoeft te besluiten, maar die wel betrekking hebben op het beleidstraject, kunnen tijdens het PO worden besproken.

Bovenstaande opties zijn slechts suggesties: er is veel meer mogelijk. Zo kun je ook een externe, maatschappelijke klankbordgroep of een volstrekt gemengde projectgroep maken of een denktankje instellen. Soms is de provincie in een beleidstraject puur faciliterend. Dat is natuurlijk van invloed op het traject en het projectteam.