Opdracht

Een succesvol beleidsproces valt of staat met een goede opdrachtformulering. Hoe schrijf je die? Hieronder vind je een aantal handvatten, gebaseerd op een methode van ‘Movum’ en een format om je opdracht in vast te leggen.

Handvatten

Een opdracht heeft naast inhoud, werkwijze en resultaatsverwachting in elk geval een opdrachtgever en een opdrachtnemer nodig.

De opdrachtgever:

  • heeft een duidelijk resultaat voor ogen of is in staat dat duidelijk te (laten) maken;
  • kan de opdracht helder uiteen te zetten aan de beoogde opdrachtnemer;
  • zorgt ervoor dat de opdrachtnemer zijn verwachtingen over alle SMART-aspecten (zie hieronder) begrijpt;
  • doet geen aannames over de opdrachtnemer of diens context;
  • vraagt de opdrachtnemer om een bevestiging/interpretatie van de verwachtingen. Ook wel een debriefing of opdrachtbeschrijving genoemd;
  • maakt afspraken over hoe hij het proces volgt, over de oplevering en de eindrapportage.

De opdrachtnemer:

  • doet zijn best om de opdracht zo concreet mogelijk te krijgen;
  • doet geen aannames, maar stelt open vragen;
  • is zich bewust van eigen opvattingen en meningen over de opdracht, over het resultaat, de omgeving, etc. en is in staat die opzij te zetten;
  • vraagt door totdat de resultaatsverwachting gelijk is aan die van de opdrachtgever;
  • adviseert de opdrachtgever over juistheid, haalbaarheid, etc.;
  • koppelt de interpretatie van de opdracht als debriefing/opdrachtbeschrijving terug aan de opdrachtgever. In deze opdrachtbeschrijving staan ook de afspraken over het volgen van het proces, het oplevertijdstip en de eindrapportage.

SMART doelen

Goed opdrachtgever en –nemerschap is SMART!  Het SMART formuleren van doelstellingen is al in 1981 geïntroduceerd door George T. Doran. Zijn visie op het beschrijven van doelen is anno 2015 nog steeds toepasbaar. Ga naar doelstellingen.

(Bron: Movum BV, Groningen)

Format

De opdracht kun je vastleggen in een format dat bestaat uit drie blokken: (1) de opdracht, (2) de werkwijze en (3) overige. Download hier het format Opdracht. Per blok staat aangegeven welke onderdelen je daarin verwerkt.