Besluitvorming

Vanaf de start van je beleidsproces werk je toe naar deze fase: de besluitvorming. Eerst heb je de context geschetst, vervolgens de opdracht geformuleerd en tot slot het beleid ontworpen. Hoewel natuurlijk een spannend moment, het besluit is niet doorslaggevend. Want met alleen een besluit bereik je geen effect… Het gaat straks om de realisatie.

Het is goed om jezelf twee vragen te stellen over de besluitvorming:

  1. Wie besluiten er? Naast Provinciale Staten kunnen andere partijen nodig zijn voor een besluit. Dat vraagt om coördinatie.
  2. Hoe begeleid je de besluitvorming? Is het in de Staten brengen van een beleidsnota voldoende? Of is het verstandig de Staten of de woordvoerders vooraf te informeren? Kun je een werkbezoek organiseren? Een collega-beleidsmedewerker kan je hierbij wellicht op weg helpen en je kunt ook terecht bij de stafondersteuning van het bestuur.

Het beleidsresultaat

Je hebt voldoende ‘ronden’ gemaakt, genoeg ‘gekeken’ en belangrijke keuzes gemaakt. Nu is het tijd om alles wat je hebt verzameld te laten samenkomen in wat we het ‘beleidsresultaat’ noemen. Dat kan een document zijn, maar net zo goed een site, een factsheet, een digitale presentatie, een folder, et cetera. Kortom: de vorm waarin je het resultaat presenteert staat vrij en je bepaalt ook zelf hoe uitgebreid je de uitkomsten laat zien.

Een uitgebreid beleidsproces levert in principe twee ‘producten’ op: de startnota en het beleidsstuk. Het beleidsstuk kan een beleidsnota zijn, maar bijvoorbeeld ook een beleidsbrief. In een snel proces is het denkbaar dat je alleen een beleidsbrief maakt. Het is dan wel belangrijk dat je beargumenteert waarom je hiervoor hebt gekozen. Andersom is het ook mogelijk dat je naast de startnota en het beleidsstuk andere documenten gebruikt, op basis waarvan de Staten kunnen bijsturen.

Maar, formats kunnen zomaar afvinklijstjes worden… Dat doet geen recht aan al het werk dat in een beleidsproces zit en zegt ook niet alles over de kwaliteit. Want doen we de goede dingen en doen we de dingen goed.

Download hier de gesprekslijn voor een goed gesprek.

1. De startnota

In de regel gaat aan een beleidsstuk een startnota vooraf. Maar er kan een goede reden zijn om dat niet te doen, bijvoorbeeld als je een ‘snelle route’ volgt. In dat geval maak je geen startnota, maar een opdrachtformulering.

Concrete opgave

De startnota is de basis voor het beleid en heeft de functie om een concrete opgave aan te geven.

In de startnota geef je (bij voorkeur) meerdere opties voor het te doorlopen proces.

Ook schetst de startnota de “bestuurlijke ruimte”. Daarbij gaat het onder meer om de mogelijke beleidskeuzes om het probleem aan te pakken. Afwijken van de startnota betekent per definitie een bestuurlijke terugkoppeling.

In het format zie je welke elementen je minimaal in je startnota moet verwerken. In principe verwerk je alle elementen uit het format. Mocht je een element niet gebruiken, geef daarvoor dan een onderbouwing.

Download hier het format startnota.

Begin van beleidsstuk

De startnota en het uiteindelijke beleidsstuk liggen in elkaars verlengde. Je kunt de inhoud van de nota overnemen en waar nodig uitbreiden in het uiteindelijke beleidsstuk.

Tip: kijk goed in de format voor het beleidsstuk om in beeld te krijgen wat voor het eindresultaat nodig is. Alles wat je daarvan in de startnota al kunt vastleggen is meegenomen en winst tijdens het beleidsproces zelf!

Instemming Staten

De startnota of opdrachtformulering breng je altijd in de directie. Daarna wordt de nota aan de Staten voorgelegd. Aan de hand van de nota stemmen de Staten wel of niet in met het voornemen om een rol te spelen in het betreffende maatschappelijk vraagstuk. Daarnaast stemmen ze (globaal) in met de hoeveelheid geld en tijd die nodig is.

2. Het beleidsstuk

Het beleidsstuk maak je altijd. Of je route nou snel, uitgebreid of vernieuwend is. De elementen van een beleidsstuk vind je in dit format. Je kunt per onderdeel kiezen of je het in het beleidsstuk zelf uitwerkt of (deels) in de bijlagen bij het beleidsstuk *)

Wat wil je bereiken?

Het beleidsstuk geeft antwoord op de vraag ‘Wat willen we bereiken?’. Oftewel: het beoogd effect. Naar ‘hoe we dat bereiken’ geef je in de uitvoeringsparagraaf van het beleidsstuk een doorkijk. Daarin staat een indicatie van het type instrument dat je verwacht in te zetten, de benodigde financiële middelen en de risico’s voor het effect/doelbereik. Geef duidelijk aan dat het om een indicatie gaat en dat de Staten je hier dus niet op kunnen vastpinnen.

Uitvoeringsnota

De uitvoeringsnota (GS) geeft uitgebreid antwoord op de vraag ‘hoe je dat wilt bereiken’. In deze nota noem je specifiek de instrumenten, de middelen en de projecten die je nodig hebt voor het bereiken van de doelen. Ook staan in de uitvoeringsnota de afspraken die je maakt over de uitvoering. Tevens geef je aan wanneer je wat gaat aanbieden aan Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. De uitvoeringsnota bied je in principe tegelijk aan met het beleidsstuk. Lukt dit niet, onderbouw dan waarom niet. GS stelt de nota in concept vast. Vervolgens gaat deze, met het beleidsstuk, ter kennisname naar PS.

*) Verschillende typen beleidsstukken, de beleidsbrief en de beleidsnota

Om aan te sluiten op een veranderende en versnellende wereld, willen we ook anders omgaan met beleid ‘op zich’. Om te beginnen willen we een grotere rol geven aan het fenomeen ‘beleidsbrief’, en minder vaak beleidsnota’s maken. Wat is het verschil?

Zowel een beleidsbrief als beleidsnota is bedoeld als stuk dat PS in staat stelt een besluit te nemen over voorgenomen beleid. Er zijn echter verschillen in de context waarvoor een stuk meer of minder geschikt is, de mate van detail en in spiegelbeeld daarvan openheid en de frequentie waarmee wordt bijgestuurd.

Een beleidsbrief is bedoeld voor situaties waar veel dynamiek heerst en de provincie één van de partijen is in het ‘speelveld’. Een beleidsbrief kan ook relatief eenvoudig (en frequenter dan een beleidsnota) worden geactualiseerd en bijgesteld door Provinciale Staten. De beleidsbrief zal ook vaker worden gehanteerd op beleidsvelden waar geen grote beleidswijzigingen voorzien zijn.

Een beleidsnota is geschikter voor onderwerpen waarop de provincie een vrij grote mate van controle heeft, beleid een lange doorloop/werkingsperiode nodig heeft en (mede daarom) doelen en context niet al te snel veranderen. Delen van het fysiek/ruimtelijke beleid zouden hieraan kunnen voldoen. Een beleidsnota komt ook eerder in aanmerking als sprake is van een aanzienlijke bijstelling van beleid.

Een beleidsbrief is een bondig beleidsstuk. De beleidsbrief legt de gewenste effecten (doelen) op een terrein vast en de provinciale bijdrage aan het bereiken van die doelen op een niveau waarop de Staten het college kan beoordelen en bijsturen. De brief geeft concreet de indicatoren aan die daarvoor gehanteerd kunnen worden. Globaal wordt aangegeven met welke middelen en instrumenten de provinciale bijdragen vorm zullen worden gegeven. Analyses van context en dergelijke vormen achterliggende stukken, maar zijn geen onderdeel van de beleidsbrief zelf. Tegelijk met de beleidsbrief wordt een uitvoeringsvoorstel gemaakt en ter informatie aan de Staten gestuurd. De elementen van een beleidsstuk vind je in deze format van een beleidsbrief.

Een beleidsnota is een uitgebreider beleidsstuk dan de beleidsbrief. Naast de inhoud van de beleidsbrief besteedt een beleidsnota meer aandacht aan andere elementen van beleid. Bijvoorbeeld in het uitwerken van de context, de provinciale rol(len), de partners (en hun rollen), de inzet van middelen en instrumenten, de monitoring etc. In een beleidsnota leggen de Staten voor een langere periode het beleid vast en daarmee ook het kader voor de uitvoering. Voorzien wordt een minder frequente aanpassing dan bij een beleidsbrief.

Waar bij de beleidsbrief een vorm wordt gevonden om de Staten regelmatig (jaarlijks of vaker) te informeren over de voortgang is het bij een beleidsnota gebruikelijk om minder frequent (bijvoorbeeld eens in de twee jaar) een tussenrapportage op te leveren. Als input voor het eventueel bijstellen van het beleid.

Gebruik van een beleidsbrief leidt tot meer inhoudelijke flexibiliteit. Enerzijds door bijvoorbeeld uitvoeringsrichtingen minder gedetailleerd vast te leggen, anderzijds door een beleidsbrief ook sneller aanpasbaar te maken.